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Bois-le-Comte 1
6823 Villers-devant-Orval
Belgium

003261329920

A centre with spirit. A centre with a heart. A centre in full nature

Exemple de contrat

La Ferme du Bois-le-Comte s’engage à mettre les locaux loués à la disposition du groupe ainsi qu'à les aménager comme demandé par le groupe.
Les locaux sont en bon état et sont nettoyés avant l’arrivée du groupe.

Le responsable du groupe s’engage à respecter les conventions suivantes:

1. Locaux et matériel

  • 1.1 Les locaux et le matériel loués sont à disposition dès le jour de l’arrivée jusqu’au jour de départ.
  • Les jours et heures d’arrivée (18.00h) et de départ (16.00h) (sauf dérogations mentionnées dans l’offre de réservation) seront respectés.
  • 1.2 Les chambres sont libres à partir de 18.00h. Elles seront libérées dans un bon état au plus tard à 10.00h lors du jour de départ. Le centre sera libéré au plus tard à 17.00h.
  • 1.3 Les locaux, le terrain et le matériel seront laissés dans le même état que lors de l’arrivée du groupe et le matériel sera remis à son endroit d’origine. Le tout sera contrôlé avant le départ du groupe.
  • La garantie sera remboursée dans un délai d’une semaine si tout est laissé en bon état. En cas de dommages, ceux-ci seront facturés au locataire.
  • 1.4 Les animaux domestiques ne sont pas admis.
  • 1.5 Les déchets et vidanges sont triés d’après le système indiqué sur place. Le résidu du propre matériel du groupe sera emmené par le groupe lui-même.

2. Nombre de personnes

Le nombre minimum pour cette réservation est de (...) personnes. Vous réservez et payez pour minimum ce nombre de personnes.
(Pour un séjour en formule standard le nombre minimum est de 12. 

  • Si vous voulez louer la salle du temple, les nombres minimum sont de 18 personnes en basse-saison et de 22 en haute-saison.
  • Si vous voulez louer la salle de la colline,le nombre minimum est de 12 en basse-saison et de 15 en haute-saison. 
  • Si vous louez la salle du  jardin ou la salle polyvalente, vous pouvez venir avec un groupe plus petit (minimum 8 personnes), le prix de base (en chambre de 4 p.) par personne devenant un peu plus élevé ; pour les détails voyez ci-dessous point 4.3.)

Le nombre de personnes est communiqué sur la demande de réservation. Ceci est le nombre de places que nous vous réservons et pour lequel vous payez. Vous pouvez éventuellement augmenter ce nombre après, tant qu'il reste des places (lits) disponibles. 

3. Eau et électricité

Les frais d’énergie sont compris dans les prix d’application et convenus dans la convention. En cas d'usage démesuré, un supplément sera facturé.

4. Paiement

  • 4.1 La garantie de € 250 sera versée sur le compte bancaire n° 523-0454467-97 de la Ferme du Bois-le-Comte et ceci dans un délai de 7 jours suivant l’envoi du contrat signé par le(s) représentant(s) officiel(s) du groupe.
  • 4.2 Une avance du 1/3 du prix de location sera versée sur le compte bancaire mentionné ci-dessus et ceci dans un délai de 7 jours après confirmation de la réservation. 
    La réservation aura un caractère definitif après réception de la garantie et de l’avance. L’accord de réservation peut être annulé en cas d’absence de paiement dans le délai sus-mentionné.
    Le solde à payer sera réglé par virement bancaire dans le délai de 1 mois minimum précédant le séjour au centre.
  • 4.3 Prix agréés (2017):
    Prix par personne (par jour*) 
    - juillet & août : € 63 (chambre de 4 personnes) / € 76 (chambre de 2 personnes) / € 89 (chambre single)
    - autres vacances scolaires belges : € 59 (chambre de 4 personnes) / € 72 (chambre de 2 personnes) / € 85 (chambre single)
    - basse-saison : € 55 (chambre de 4 personnes) / € 68 (chambre de 2 personnes) / € 81 (chambre single) 
    (si vous louez la salle du jardin ou la salle polyvalente, ou si vous n'avez pas besoin d'une salle de travail, vous pouvez venir avec un groupe plus petit (minimum 8 personnes), le prix de base (en chambre de 4 p.) par personne par jour devenant :
    - juillet & août : 11 personnes  € 65, 10 personnes  € 67, 9 personnes  € 69, 8 personnes  € 71
    - autres vacances scolaires belges : 11 personnes  € 61, 10 personnes  € 63, 9 personnes  € 65, 8 personnes  € 67
    - basse-saison : 11 personnes  € 57, 10 personnes  € 59, 9 personnes  € 61, 8 personnes  € 63)
    Le linge de lit n'est pas inclus. Vous pouvez l'emmener vous-mêmes ou louer (au prix de € 10 par personne).
    Prix pour la salle (par jour*)
    € 80 (salle du jardin) / € 135 (salle de la colline) / € 135 (salle du temple) / € 80 ou € 135 si utilisée pour cuisiner
    L'utilisations des matériaux suivants est comprise dans la location de la salle : futons, chaîne stéréo, tables et chaises.
    Prix pour la location de matériaux supplémentaires, à réserver à l'avance
    système sono: € 35 /jour*
    beamer: € 3 par jour ou par séance
    table de massage: € 3 par table par période (maximum 5 tables de massage disponibles)
    housse protection pour futons : € 3 par housse par période (obligatoire quand vous utilisez de l'huile ou du gingembre ; vous pouvez également apporter vos propres housses)
    coussin de méditation : € 1 par coussin par période
    banquette de méditation : € 3 pour toutes les (= 20) banquettes par période
    12 tapis de yoga : € 5 pour tous les tapis par période
    Prix pour l'achat de matériaux, également à réserver à l'avance
    bougies chauffe-plat: € 2 par 10 bougies
    bougies: € 2 par bougie
    rouleau essuie-tout: € 2 par rouleau
    flipchart + papier: € 3 par 10 feuilles de papier
    Les prix pourront éventuellement changer (de maximum 5%) en fonction du changement de l’indice des prix à la consommation. Ce changement éventuel sera communiqué au plus tard 6 mois précédant la location du centre.
    * Un séjour commence au plus tôt à 18 h (17 h pour l'enseignant et/ou l'organisateur) le premier jour et se termine au plus tard à 16 h (17 h pour l'enseignant et/ou l'organisateur) le dernier jour. Le jour d'arrivée et le jour de départ comptent ensemble pour 1 jour. (Même si le groupe commence plus tard ou finit plus tôt, un jour complet est facturé pour la location de la salle et pour le séjour.)
  • 4.4 Facturation
    Si rien d’autre n’a été convenu, nous vous ferons une seule facture pour le montant total de cette réservation.
    Par contre, si vos participants ou d’autres tiers souhaitent avoir une facture pour une partie de ce montant et que vous ne faites pas vous-même ces factures, vous nous fournirez une liste (noms + adresses) de tous ceux qui souhaitent recevoir une facture. (Il nous faudra cette liste avant le début du stage.) Nous leur ferons une facture au coût supplémentaire de € 15 par facture, et nous vous ferons une facture pour le montant qui reste.

5. Annulation

  • 5.1 Toute annulation sera effectuée par écrit. La garantie, déduite de minimum € 125 par jour annulé, sera remboursée en cas d’annulation avec un délai d’au moins 12 mois précédant le début de la location. En cas d’annulation dans un délai de 12 et 6 mois précédant le début de la location, le locataire reste redevable de l’entièreté de l’avance (33% du montant total de location). Si l’annulation a lieu dans un délai de moins de 6 mois précédant la location, le locataire reste redevable de l’entièreté du montant de location.
    Cette dernière obligation tombe au cas où le locataire peut remplacer sa réservation annulée par un autre groupe d’un nombre équivalent.
  • 5.2 Lors de chaque annulation de la convention un montant de € 100 sera facturé pour frais d’administration.

6. La vie à Bois-le-Comte

Le règlement interne, ci-joint, sera communiqué par le locataire aux participants du groupe.

7. Liste de noms

Au début de votre séjour, vous devez nous fournir une liste avec les noms de tous les membres de votre groupe (y compris les intervenants). Ceci est une obligation légale dans le cadre de la sécurité incendie.

8. ACCUEIL DES PARTICIPANTS A L'ARRIVEE

Le responsable du groupe (intervenant, assistant ou organisateur) accueille les participants et leur indique leur chambre. Celui-ci est donc sur place un peu avant l'arrivée des participants. A son arrivée, nous lui donnerons une liste avec les numéros des chambres disponibles pour le groupe. Si vous souhaitez que les hommes et les femmes qui ont réservé une chambre de 3 / 4 personnes dorment séparément, il nous faudra le nombre d'hommes et de femmes dormant dans une chambre de 3 / 4 p. un mois avant le début du stage. (Si vous avez plus d'inscriptions que le nombre réservé, vérifiez toujours le plus vite possible s'il reste des places.)

La convention de séjour comprend :

Arrivée : (date) 18 h (17 h pour l'intervenant / l'organisateur / l'assistant) 
Départ : (date) 16 h (17 h pour l'intervenant / l'organisateur / l'assistant) 
Nombre de participants :
Activité :

Logement

Installations à Bois-le-Comte:
1r étage
C 11 : grand lit (2 p) 
C 12 : grand lit + lits superposés (4 p) 
C 13 : grand lit (2 p) 
C 14 : 4 lits (4 p) 
C 15 : lits superposés + lit simple (3 p) 
C 16 : lits superposés + lit simple (3 p)  
C 17 : 2 lits (2 p) 
C 18 : lits superposés + lit simple (3 p) 
C 19 : 2 x lits superposés (4 p) 

2e étage
C 20 : 4 lits (4 p)
C 21 : 1 lit (1 p) 
C 22 : 1 lit (1 p)
C 23 : 2 lits (2 p)
C 24 : 2 + (duplex) 3 lits (5 p)
C 25 : 2 lits (2 p) 
C 26 : 2 lits (2 p)
C 27 : 2 lits (2 p)
C 28 : 2 lits (2 p)
C 29 : 3 lits (3 p)

bâtiment détaché
rez-de-chaussée (entrée cours intérieur): C 09 : 4 lits (4 p)
1r étage (entrée salle de la colline) : C 10 : 4 lits (4 p)

Un contrat standard comprend les chambres suivantes :
- une chambre à 2 lits pour le ou les intervenant(s) du groupe
- des chambres à 3 ou 4 lits pour les autres membres du groupe. Il est également possible de réserver une ou plusieurs chambres individuelles ou chambres à deux lits au lieu d'une ou plusieurs chambres à 4 lits, au coût supplémentaire de € 26 par nuit et par chambre. Vous pouvez réserver ces chambres en fonction de la disponibilité. Bien sûr, vous pouvez aussi réserver immédiatement des chambres individuelles ou de 2 personnes.

Locaux/salles
- salle du temple : 9,50 m sur 12,50 m
- salle de la colline : 10 m sur 8 m
- salle du jardin : 6 m sur 6 m
- salle polyvalente : 5 m sur 7,50 m

Matériaux
- futons
- tables
- chaises
- chaîne stéréo
- autres :
Veuillez spécifier à l'avance quels matériaux vous voulez utiliser.

Repas
- petit-déjeuner : 8.30 h
- dîner : 12.30 h
- souper : 18.30 h
Le séjour commence avec le souper le jour de l’arrivée et termine avec le dîner le jour de départ.
Souper première soirée : 19.00 h (si vous préférez plus tôt, faites-le nous savoir svp).

Bar
Friandises – boissons non alcoolisées – boissons à base d’alcool
Bois-le-Comte met des friandises et boissons biologiques à disposition. Le bar est géré par votre groupe ; vous notez vos consommations et le dernier jour chacun paie au responsable du bar de votre groupe.
Il est interdit d’apporter ses propres boissons et friandises. Des dérogations à ce sujet seront uniquement agréées après consultation préalable avec le responsable du centre.

Suppléments
(p. ex. linge de lit, sweat lodge, ...)