La Ferme du Bois-le-Comte s’engage à mettre les locaux loués à la disposition du groupe ainsi qu'à les aménager comme demandé par le groupe.
Les locaux sont en bon état et sont nettoyés avant l’arrivée du groupe.

Le responsable du groupe s’engage à respecter les conventions suivantes:

1. Locaux et matériel

• 1.1 Les locaux et le matériel loués sont à disposition dès le jour de l’arrivée jusqu’au jour de départ.

  Les jours et heures d’arrivée (18.00h) et de départ (16.00h) seront respectés. Les chambres sont libres à partir de 18.00h. Elles seront libérées dans un bon état au plus tard à 10.00h lors du jour de départ. Le centre sera libéré au plus tard à 16.00h. En cas de non-respect de cet horaire, une partie de la caution sera retenue.

• 1.2 Les locaux, le terrain et le matériel seront laissés dans le même état que lors de l’arrivée du groupe et le matériel sera remis à son endroit d’origine. Le tout sera contrôlé avant le départ du groupe. La garantie sera remboursée dans un délai d’une semaine si tout est laissé en bon état. En cas de dommages, ceux-ci seront facturés au locataire.

• 1.3 Les animaux domestiques ne sont pas admis.

• 1.4 Le groupe débarrasse lui-même ses tables et fait lui-même sa vaisselle (couverts, assiettes, verres, etc.). Si vous le jugez nécessaire, vous balayez aussi votre salle de travail de temps en temps.

• 1.5 Les déchets et vidanges sont triés d’après le système indiqué sur place. Le résidu du propre matériel du groupe sera emmené par le groupe même.

2. Nombre de personnes

Le nombre minimum pour cette réservation est de (...) personnes. Vous réservez et payez pour minimum ce nombre de personnes. Le calcul de l’acompte se fait à base de ce nombre.
(Pour un séjour en formule standard le nombre minimum est de 12. 

• Si vous voulez louer la salle temple, les nombres minimum sont de 18 personnes en basse-saison et de 22 en haute-saison.

• Si vous voulez louer la salle colline,le nombre minimum est de 12 en basse-saison et de 15 en haute-saison.

• Si vous louez la salle polyvalente, vous pouvez venir avec un groupe plus petit (minimum 8 personnes), le prix de base (en chambre de 4 p.) par personne devenant un peu plus élevé ; pour les détails voyez ci-dessous point 4.3.)

Le nombre de personnes est communiqué sur la demande de réservation. Ceci est le nombre de places que nous vous réservons et pour lequel vous payez. Vous pouvez éventuellement augmenter ce nombre après, tant qu'il reste des places (lits) disponibles. Si vous augmentez le nombre, ce nouveau nombre sera considéré comme plus ou moins définitif ; vous pouvez annuler pour maximum 2 personnes (que vous avez ajoutés plus tard) jusqu’à 10 jours avant le début du séjour, ceci sans aller au-dessous du nombre que vous avez reservé au début = le nombre mentionné dans votre contrat et sur le bon de commande. Après, il n’est plus possible d’annuler.

3. Eau et électricité

Les frais d’énergie sont compris dans les prix d’application et convenus dans la convention. En cas d'usage démesuré, un supplément sera facturé.

4. Paiement

• 4.1 La caution de € 250 et l’acompte de 1/3 du prix de location seront versées sur le compte bancaire BE54 5230 4544 6797 de la Ferme du Bois-le-Comte et ceci dans un délai de 7 jours suivant l’envoi du contrat signé par le(s) représentant(s) officiel(s) du groupe.

• 4.2 Le solde sera réglé par virement bancaire dans le délai de 10 jours minimum précédant le séjour au centre.

• 4.3 Prix agréés pour 2024
  Prix par personne (par jour*)
  - juillet & août : € 78 (chambre de 4 personnes ou camping) / € 95 (chambre de 2 personnes) / € 112 (chambre single)
  - autres vacances scolaires belges : € 74 (chambre de 4 personnes ou camping) / € 91 (chambre de 2 personnes) / € 108 (chambre single)
  - basse-saison : € 72 (chambre de 4 personnes ou camping) / € 89 (chambre de 2 personnes) / € 106 (chambre single)
  Chambre single = chambre occupée par 1 personne, chambre de 2 = chambre occupée par 2 personnes

  (si vous louez la salle polyvalente, ou si vous n'avez pas besoin d'une salle de travail, vous pouvez venir avec un groupe plus petit (minimum 8 personnes), le prix de base (en chambre de 4 p.) par personne par jour devenant :
  - juillet & août : 11 personnes € 81, 10 personnes € 84, 9 personnes € 87, 8 personnes € 90
  - autres vacances scolaires belges : 11 personnes € 77, 10 personnes € 80, 9 personnes € 83, 8 personnes € 86
  - basse-saison : 11 personnes € 75, 10 personnes € 78, 9 personnes € 81, 8 personnes € 85)

  Le linge de lit n'est pas inclus. Vous pouvez l'emmener vous-mêmes ou louer (au prix de € 15 par personne).
  Il n’y a pas de réduction pour les personnes qui ne prennent pas tous les repas, qui dorment ailleurs ou qui ne sont pas là durant tout le séjour.
  Prix sous tente ou en mobilhome (entre la mi-avril et la mi-octobre, maximum 7, à réserver) = prix d’une chambre de 4 personnes.

  Prix pour la salle (par jour*)
  € 180 (salle colline) / € 200 (salle temple) / € 100 (salle polyvalente
  L'utilisations des matériaux suivants est comprise dans la location de la salle : futons, chaîne stéréo, tables et chaises.

  Prix pour la location de matériaux supplémentaires, à réserver à l'avance
  système sono: € 35 /jour*
  beamer: € 15 par jour ou par séance
  table de massage: € 3 par table par période (maximum 5 tables de massage disponibles)
  housse protection pour futons : € 3 par housse par période (obligatoire quand vous utilisez de l'huile ou du gingembre ; vous pouvez également apporter vos propres housses)
  coussin de méditation : € 1 par coussin par période
  banquette de méditation : € 3 pour toutes les (= 20) banquettes par période
  backjack : € 3 pour tous les (= 15) backjacks par période

  Prix pour l'achat de matériaux, également à réserver à l'avance
  bougies chauffe-plat: € 2 par 10 bougies
  bougies: € 2 par bougie
  rouleau essuie-tout: € 2 par rouleau
  flipchart + papier: € 3 par 10 feuilles de papier

  Les prix pourront éventuellement changer en fonction du changement de l’indice des prix à la consommation et de l’inflation. Ce changement éventuel sera communiqué au plus tard 6 mois précédant la location du centre.

  * Un séjour commence au plus tôt à 18 h (17 h pour l'enseignant et/ou l'organisateur) le premier jour et se termine au plus tard à 16 h (17 h pour l'enseignant et/ou l'organisateur) le dernier jour. Le jour d'arrivée et le jour de départ comptent ensemble pour 1 jour. (Même si le groupe commence plus tard ou finit plus tôt, un jour complet est facturé pour la location de la salle et pour le séjour.)

• 4.4 Facturation
  Nous vous ferons une facture pour le montant total de la réservation.
  Nous pouvons exceptionnellement diviser le montant sur deux factures (p. ex. une facture au nom de l’intervenant et l’autre au nom de l’organisateur), au coût supplémentaire de € 20 par facture (maximum 3 factures supplémentaires, maximum € 60 supplémentaires).
  Tout paiement se passera par vous, l’organisateur. Les participants / membres du groupe ne nous paient pas directement.

5. Annulation

• 5.1 Toute annulation sera effectuée par écrit.

• 5.2 Pour chaque annulation un montant de € 100 sera chargé pour frais d’administration.

• 5.3 En cas d’annulation avec un délai d’au moins 12 mois précédant le début de la location, le locataire reste redevable de € 125 par jour annulé. En cas d’annulation avec un délai entre 12 et 6 mois précédant le début de la location, le locataire reste redevable de 33% du montant total de location. Si l’annulation a lieu dans un délai de moins de 6 mois précédant la location, le locataire reste redevable de l’entièreté du montant de location.

  Cette dernière obligation tombe au cas où le locataire peut remplacer sa réservation annulée par un autre groupe consistant d’un nombre equivalent et louant pour la même période.

6. La vie à Bois-le-Comte

Le règlement interne, ci-joint, sera communiqué par le locataire aux participants du groupe.

7. Liste de noms

Au début de votre séjour, vous devez nous fournir une liste avec les noms de tous les membres de votre groupe (y compris les intervenants). Ceci est une obligation légale dans le cadre de la sécurité incendie.

8. Accueil des participants à l’arrivée

Le responsable du groupe (intervenant, assistant ou organisateur) accueille les participants et leur indique leur chambre. Celui-ci est donc sur place un peu avant l'arrivée des participants. A son arrivée, nous lui donnerons une liste avec les numéros des chambres disponibles pour le groupe. Si vous souhaitez que les hommes et les femmes qui ont réservé une chambre de 3 / 4 personnes dorment séparément, il nous faudra le nombre d'hommes et de femmes dormant dans une chambre de 3 / 4 p. un mois avant le début du stage. (Si vous avez plus d'inscriptions que le nombre réservé, vérifiez toujours le plus vite possible s'il reste des places.)

La convention de séjour comprend :

Arrivée : (date) 18 h (17 h pour l'intervenant / l'organisateur / l'assistant) 
Départ : (date) 16 h  
Nombre de participants : (maximum 57)
Activité :

Logement

Installations à Bois-le-Comte:
1r étage
C 11 : grand lit (2 p) 
C 12 : grand lit + lits superposés (4 p) 
C 13 : grand lit (2 p) 
C 14 : 4 lits (4 p) 
C 15 : lits superposés + lit simple (3 p) 
C 16 : lits superposés + lit simple (3 p)  
C 17 : 2 lits (2 p) 
C 18 : lits superposés + lit simple (3 p) 
C 19 : lits superposés + lit simple (3 p)  

2e étage
C 20 : 4 lits (4 p)
C 21 : 1 lit (1 p) 
C 22 : 1 lit (1 p)
C 23 : 2 lits (2 p)
C 24 : 2 + (duplex) 3 lits (5 p)
C 25 : 2 lits (2 p) 
C 26 : 2 lits (2 p)
C 27 : 2 lits (2 p)
C 28 : 2 lits (2 p)
C 29 : 3 lits (3 p)

bâtiment détaché
rez-de-chaussée (entrée cours intérieur): C 09 : 4 lits (4 p)
1r étage (entrée salle de la colline) : C 10 : 4 lits (4 p)

Un contrat standard comprend des chambres à 3 ou 4 lits. Il est également possible de réserver une ou plusieurs chambres individuelles ou chambres à deux lits au lieu d'une ou plusieurs chambres à 4 lits, au coût supplémentaire de € 34 par nuit et par chambre. Vous pouvez réserver ces chambres en fonction de la disponibilité. Bien sûr, vous pouvez aussi réserver immédiatement des chambres individuelles ou de 2 personnes. Toutes les chambres singles et doubles réservées seront facturées, même si vous les annulez, sauf si nous pouvons leur donner une autre destination (autre groupe ou séjour individuel).

Salles de travail
- salle temple : 9,50 m sur 12,50 m
- salle colline : 10 m sur 8 m
- salle polyvalente : 5 m sur 7,50 m

Matériaux
- futons
- tables
- chaises
- chaîne stéréo
- autres :
Veuillez spécifier à l'avance quels matériaux vous voulez utiliser.

Repas
- petit-déjeuner : 8.30 h
- dîner : 12.30 h
- souper : 18.30 h
Le séjour commence avec le souper le jour de l’arrivée et termine avec le dîner le jour de départ.
Souper première soirée : 19.00 h (si vous préférez plus tôt, faites-le nous savoir svp).

Bar
Friandises – boissons non alcoolisées – boissons à base d’alcool
Bois-le-Comte met des friandises et boissons biologiques à disposition. Le bar est géré par votre groupe ; vous notez vos consommations et le dernier jour chacun paie au responsable du bar de votre groupe.
Il est interdit d’apporter ses propres boissons et friandises. Des dérogations à ce sujet seront uniquement agréées après consultation préalable avec le responsable du centre.

Suppléments
(p. ex. linge de lit, hutte à sudation, ...)