La Ferme du Bois-le-Comte verbindt zich er toe de gehuurde ruimtes ter beschikking te stellen van de groep en ingericht te hebben zoals aangevraagd. 
Bij aankomst zijn alle lokalen proper en in goede staat.

De groepsverantwoordelijke verbindt zich tot het nakomen van de volgende bepalingen:

1. Lokalen en materiaal

• 1.1 De gehuurde ruimtes en het materiaal worden gebruikt vanaf de dag van aankomst tot de dag van vertrek. Dag en uur van aankomst - 18u - en vertrek - 16u - worden gerespecteerd.

• 1.2 De kamers worden bij aankomst betrokken vanaf 18u. De dag van vertrek worden de kamers vóór 10u ordelijk verlaten. Om 16u is het domein volledig ontruimd. Bij niet naleven van deze tijden wordt een deel van de waarborg ingehouden.

• 1.3 De ruimtes, de terreinen en het materiaal worden achtergelaten in dezelfde staat als deze bij aankomst, alle materialen teruggeplaatst. Voor het vertrek wordt het domein gecontroleerd. Is alles in orde, dan wordt de waarborg binnen de week terugbetaald. Is er schade aangericht, dan wordt de herstelling ervan doorgerekend.

• 1.4 De afwas van het eigen eetgerief, de afruim van de eigen tafel(s) en (indien nodig) het tussendoor vegen van de eigen groepsruimtes gebeurt door de groep.

• 1.5 Huisdieren zijn niet toegelaten.

• 1.6 Afval en leeggoed worden gesorteerd volgens het aangegeven sorteersysteem en bij vertrek meegenomen – met uitzondering van het restafval.

2. Aantal groepsleden

Het aantal groepsleden wordt met de reservatieaanvraag doorgegeven. Dit is het aantal plaatsen dat wij voor u reserveren en waarvoor u betaalt. Het voorschot wordt berekend op basis van dat aantal. U kan dit aantal nadien eventueel nog verhogen, zolang er slaapplaatsen beschikbaar zijn. Als u het aantal verhoogt, is dat nieuwe aantal min of meer definitief. Tot 10 dagen vooraf kan u nog voor maximum 2 van de later toegevoegde personen opnieuw annuleren (zonder onder het oorspronkelijke aantal te gaan, dwz het aantal dat in uw contract en op de bestelbon vermeld staat), nadien niet meer.

• Het minimum aantal volwassenen voor een standaard groepsverblijf is 12.

• Als u de tempelzaal wil huren, is het minimum aantal personen 18 in het laagseizoen en 22 in het hoogseizoen.

• Als u de heuvelzaal wil huren, is het minimum aantal personen 12 in het laagseizoen en 15 in het hoogseizoen.

• Als u de multifunctionele zaal huurt of geen zaal nodig hebt, kan u ook met een kleinere groep (minimum 8 personen) komen; de basisverblijfprijs (vierpersoonskamer) per persoon wordt dan iets hoger; zie voor details hieronder punt 4.3.

3. Water en electriciteit

De energiekosten zijn inbegrepen in de prijzen. Tenzij de uitgevoerde activiteiten extra energieverbruik inhouden.

4. Betaling

4.1 De waarborgsom van € 250 en het voorschot van 1/3 van de huurprijs worden binnen de 7 dagen na ontvangst van het contract gestort op de rekening van La Ferme du Bois-le-Comte BE54 5230 4544 6797 met vermelding van de data.

4.2 Het resterende bedrag dient minimum 10 dagen voor aanvang van het verblijf overgemaakt te worden.

4.3 Afgesproken prijzen (2025)
Prijs per persoon (per dag*):
• juli & augustus: € 78 (vierpersoonskamer) / € 95 (tweepersoonskamer) / € 112 (eenpersoonskamer)
• andere Belgische schoolvakanties: € 74 (vierpersoonskamer) / € 91 (tweepersoonskamer) / € 108 (eenpersoonskamer)
• laagseizoen: € 72 (vierpersoonskamer) / € 89 (tweepersoonskamer) / € 106 (eenpersoonskamer)
(tweepersoonskamers = kamer waarin 2 mensen slapen, eenpersoonskamer = kamer waarin 1 persoon slaapt)

(in combinatie met de multifunctionele zaal, of als u geen zaal nodig hebt, is het mogelijk om met minder dan 12 (minimum 8) personen te komen; de basisprijs (vierpersoonskamer) per persoon per dag wordt dan:
• juli & augustus: 11 personen  € 81, 10 personen  € 84, 9 personen  € 87, 8 personen  € 90
• andere Belgische schoolvakanties: 11 personen  € 77, 10 personen  € 80, 9 personen  € 83, 8 personen  € 86
• laagseizoen: 11 personen  € 75, 10 personen  € 78, 9 personen  € 81, 8 personen  € 85)

Bedlinnen is niet inbegrepen. Je kan het zelf meebrengen of huren (€ 15 per persoon).
Er is geen korting mogelijk voor mensen die deeltijds deelnemen, een maaltijd overslaan of elders overnachten.
Prijs kamperend of in camper (enkel mogelijk van paasvakantie tot herfstvakantie, maximum 7 tenten of campers tegelijk, vooraf te reserveren) = prijs vierpersoonskamer.

Prijs voor de zaal (per dag*) 
€ 180 (heuvelzaal) / € 200 (tempelzaal) / € 100 (crea / multi-functioneel)
inbegrepen in de huurprijs van de zaal: gebruik van futons, kleine stereo, tafels en stoelen

Prijs voor huur van extra materiaal, vooraf te reserveren
PA system: € 35 /dag*
beamer: € 15 per dag of per dagdeel
massagetafel: € 3 per stuk per periode (maximum 5 massagetafels beschikbaar)
matrasbeschermer voor futon: € 3 per stuk per periode (verplicht bij gebruik van olie of gember; zelf meebrengen kan ook)
meditatiekussen: € 1 per kussen per periode
meditatiebankje: € 3 voor alle (= 20) bankjes per periode
backjacks: € 3 voor alle (= 15) backjacks per periode

Prijs voor gebruik van materiaal, ook vooraf te reserveren
theelichtjes: € 2 per 10 stuks
kaarsen: € 2 per kaars
keukenrol: € 2 per rol
flip-over + papier: € 3 per aangebroken 10 vellen papier

Prijsafspraken kunnen eventueel wijzigen in functie van de veranderde index en inflatie. Dit wordt minimaal 6 maanden vooraf meegedeeld.

* Een verblijf begint de eerste dag ten vroegste om 18u (17u voor de begeleiders) en eindigt de laatste dag ten laatste om 16u (17u voor de begeleiders). De aankomst- en vertrekdag gelden samen als 1 dag. (Ook als de groep later start of vroeger eindigt,  wordt er een volledige dag aangerekend zowel voor de zaal als voor het verblijf.)

4.4. Facturatie
Er wordt 1 factuur opgemaakt voor het totaalbedrag van de reservatie.
Uitzonderlijk kan het bedrag in twee of drie delen gefactureerd worden (b.v. aan lesgever en organisatie). We moeten dit vooraf weten en rekenen € 20 admin kosten per extra factuur (maximum 2 extra facturen / € 40 extra).
Wij ontvangen alleen betalingen van u als organisator. Deelnemers / groepsleden kunnen niet rechtstreeks aan ons betalen.

5. Annulering

• 5.1 Annuleringen dienen schriftelijk te gebeuren.

• 5.2 Bij elke opzegging van het contract wordt een administratiekost van € 100 aangerekend.

• 5.3. Bij annulatie tot 12 maanden voor de start van de geboekte periode bedraagt de annuleringskost € 125 per geannuleerde dag. Bij annulatie tussen 12 en 6 maanden vooraf blijft 33% van het volledige huurbedrag verschuldigd. Bij annulatie binnen de 6 maanden is het volledige huurbedrag verschuldigd (tenzij een andere groep kan aangebracht worden die voor evenveel personen en voor dezelfde periode huurt).

6. Leven in Bois-le-Comte

De leefafspraken die met het contract meegestuurd worden, moeten onder de groepsleden bekendgemaakt worden.

7. Namenlijst

Bij aankomst dient u ons een namenlijst van alle groepsleden (inclusief de begeleiders) te bezorgen. Dit is een wettelijke verplichting i.v.m. brandveiligheid.

8. Onthaal deelnemers bij aankomst

De begeleider, assistent of organisator van de groep is zelf verantwoordelijk voor het onthaal en de kamertoewijzing van de deelnemers. Hij/zij is dus als eerste ter plekke en krijgt van onze medewerker een lijst met de kamernummers die voor zijn/haar groep beschikbaar zijn. Als u wil dat mannen en vrouwen (in de drie/vierpersoonskamers) apart slapen, dient u ons een maand vooraf het aantal mannen en vrouwen door te geven dat in drie/vierpersoonskamers slaapt. (Als u meer aanmeldingen krijgt dan het gereserveerde aantal plaatsen, dient u zo snel mogelijk met ons te checken of er nog plaats is.)

Het betreft de volgende verblijfsovereenkomst:

Aankomst: (datum) 18u (17u voor begeleider/organisator) 
Vertrek: (datum) 16u
Aantal aanwezigen: (maximum 57)
Aard activiteit:

Slaapaccommodatie

Beschikbare accommodatie:
1ste verdieping
K 11: tweepersoonsbed
K 12: tweepersoonsbed + stapelbed
K 13: tweepersoonsbed
K 14: 4 eenpersoonsbedden
K 15: stapelbed + eenpersoonsbed
K 16: stapelbed + eenpersoonsbed  
K 17: 2 eenpersoonsbedden
K 18: stapelbed + eenpersoonsbed  
K 19: stapelbed + eenpersoonsbed

2de verdieping
K 20: 4 eenpersoonsbedden
K 21: 1 eenpersoonsbed
K 22: 1 eenpersoonsbed
K 23: 2 eenpersoonsbedden
K 24: 2 + (duplex) 3 eenpersoonsbedden
K 25: 2 eenpersoonsbedden
K 26: 2 eenpersoonsbedden
K 27: 2 eenpersoonsbedden
K 28: 2 eenpersoonsbedden
K 29: 3 eenpersoonsbedden

apart gebouw
gelijkvloers (ingang binnenkoer): K 9: 4 aparte bedden
1ste verdieping (ingang bij heuvelzaal): K 10: 4 aparte bedden

Slaapaccommodatie in een standaard contract omvat kamers met 3 of 4 bedden. Het is ook mogelijk om in plaats daarvan een aantal een- en/of tweepersoonskamers te reserveren. Die kosten € 34 per nacht en per kamer extra. Reserveren kan zolang er een- en tweepersoonskamers vrij zijn. Uiteraard kan u ook al van het begin af aan een- of tweepersoonskamers reserveren. Gereserveerde een- en tweepersoonskamers worden gefactureerd, ook als u ze nadien zou annuleren, tenzij we nog een andere invulling (andere groep of gasten) kunnen geven aan die kamers.

Groepsruimte
- tempelzaal: 12,5m bij 9,5m; of
- heuvelzaal: 10m bij 8 m; of
- crearuimte / kookklas: 7,5m bij 5m; of

Materiaal
- foetons
- tafels
- stoelen
- muziekinstallatie
- andere: 
Gelieve vooraf door te geven welk materiaal u wenst te gebruiken.

Maaltijden
- ontbijt: 8u30
- lunch: 12u30
- diner: 18u30
Het verblijf start met diner op de dag van aankomst en eindigt met lunch op de dag van vertrek.
Eerste diner: 19u tenzij vroeger gewenst

Bar
Versnaperingen - niet-alcoholische drank - alcoholische drank
Bois-le-Comte stelt biologische versnaperingen en drank ter beschikking. De bar die je ter beschikking hebt is jullie verantwoordelijkheid; let er samen op, zodat de eindafrekening klopt. Iedereen schrijft zijn eigen barverbruik op en rekent de laatste dag na het ontbijt af met de barverantwoordelijke van je groep.
Zelf meebrengen van dranken en versnaperingen kan niet, afwijkingen hierop kunnen enkel na voorafgaand overleg met de verantwoordelijke.

Supplementen / extra service
(b.v. bedlinnen, huur zweethut, ...)